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經監督、量測、各種審查(環境審查、內/外部稽核、管理階層審查等)程序施行過程中有與系統或程序要求不符狀況者(如未依程序、改善效果未如預期等)，藉由適於企業/組織文化之因應改善程序，以找出其原因，尋求其改善/預防方法並付之實施。 建議實際規劃相關程序時，不必單獨建立"不符合、矯正及預防措施"相關程序書，最好將本項系統標準要求精神、內涵，納入其他各相關程序書如"監督與量測作業程序"、"環境考量面作業程序"、"法規鑑別作業程序"、"緊急事件準備與應變作業程序"、"環境管理系統稽核作業程序"、"管理階層審查作業程序"等。 |
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權責分工 | 全員參與 | 污染預防 | 持續改善 |
| 訓練、認知及能力(4.4.2) | 由系統要求各程序("監督與量測作業程序"、"環境考量面作業程序"、"法規鑑別作業程序"、"緊急事件準備與應變作業程序"、"環境管理系統稽核作業程序"、"管理階層審查作業程序"等)主要負責單位，負責程序施行過程中之不符合時，其原因、改善/預防方法尋求並付之實施方式之規劃、實際執行之相關教育訓練。 | 相關不符合原因、改善/預防方法尋求並付之實施方式應藉由涵蓋企業/組織活動所有範圍之主管，對其各所屬說明。 | 相關改善/預防方法尋求時，以具污染/意外預防效益者為優先。 | ***** |
| 溝通(4.4.3) | 相關不符合之因應作業，視需要由各程序("監督與量測作業程序"、"環境考量面作業程序"、"法規鑑別作業程序"、"緊急事件準備與應變作業程序"、"環境管理系統稽核作業程序"、"管理階層審查作業程序"等)主要負責部門，依實際需要，以各種可行方式(如公告、公文、海報、廣播、e-mail、辦理相關活動)傳達至企業/組織全體員工及供應商、客戶、利害相關者；並負責答覆其他單位/部門之詢問(詢答方式，聯繫方式依循既有內部溝通管道)。 | 相關不符合之因應作業，與其他部門/單位(各程序主要負責部門以外)及供應商、客戶、利害相關者相關者，需依循既有內部/外部溝通管道，傳達至各部門/單位或供應商、客戶、利害相關者 | ***** | ***** |
| 環境管理系統之文件化(4.4.4) | 由ISO 14001推動負責部門將本欄各重要說明納入"環境管理手冊"。 | 由ISO 14001推動負責部門將本欄各重要說明納入"環境管理手冊"。 | 由ISO 14001推動負責部門將本欄各重要說明納入"環境管理手冊"。 | 由ISO 14001推動負責部門將本欄各重要說明納入"環境管理手冊"。 |
| 文件管制(4.4.5) | 相關"不符合"之因應作業過程中因需要而產生之文件，概由文件管制單位負責發行及管制。各程序主要負責部門(主要為ISO 14001推動負責部門)須保存其原件或影本，並分類標示歸檔。 | 其他部門(各程序主要負責部門以外)亦需保存由文件管制單位發行之相關文件，並分類標示歸檔。 | ***** | 建立相關文件之"易查性"及確保為最新版本之程序。 |
| 作業管制(4.4.6) | 由系統要求各程序("監督與量測作業程序"、"環境考量面作業程序"、"法規鑑別作業程序"、"緊急事件準備與應變作業程序"、"環境管理系統稽核作業程序"、"管理階層審查作業程序"等)主要負責單位(主要為ISO 14001推動負責部門)，依本欄各重要說明及企業/組織實際運作方式納入系統要求各程序及其他各階有關文件。 | 依本欄各重要說明及企業/組織實際運作方式納入系統要求各作業程序及其他各階有關文件。 | 依本欄各重要說明及企業/組織實際運作方式納入系統要求各作業程序及其他各階有關文件。 | 依本欄各重要說明及企業/組織實際運作方式納入系統要求各作業程序及其他各階有關文件。 |
| 紀錄(4.5.3) | 相關不符合之因應作業過程之紀錄，主要由各系統要求負責部門/單位負責有關紀錄之維護。各類紀錄依內部檔案分類標示歸檔。 | 其他各部門/單位(各程序主要負責部門以外)需保存相關會議紀錄及傳答說明紀錄(作業過程相關紀錄)，並依內部檔案分類標示歸檔。 | ***** | ***** |
| | 啟始會議 | 環境考量面清查 | 法規鑑別 | 環境政策、目標、標的、環境管理方案 | 緊急事件準備與應變 | |
| | 監督與量測 | 不符合、矯正及預防措施 | 環境管理系統稽核 | 管理階層審查 | |
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